PROTOCOLO ELECTRÓNICO NOTARIAL: CONSERVACIÓN
El protocolo notarial siempre ha constituido una realidad viva y por ello dinámica, que ahora ve potenciada exponencialmente su virtualidad con el nuevo formato electrónico al implementar las aportaciones y funcionalidades de la digitalización (inmediatez, versatilidad, eficacia, celeridad, eficiencia…)
LA CONSERVACIÓN DEL PROTOCOLO NOTARIAL, FUNCIÓN ESENCIAL DEL NOTARIO
El protocolo notarial se ha conservado de siempre con una depurada técnica de libro, encuadernando la agrupación ordenada de los instrumentos públicos autorizados por cada notario durante un año, para preservar su integridad y los embates del paso del tiempo. Pero los tomos del protocolo notarial no constituyen una naturaleza muerta o petrificada, no se limitan a reposar inmóviles en estanterías, ya que, dada la vigencia, perdurabilidad y dinamismo de su contenido, siguen irradiando su información en las nuevas expediciones de copias y testimonios, así como ampliando y actualizando su contenido con nuevas constataciones sobrevenidas de notas y diligencias sobre modificaciones, revocaciones, extinciones y otros actos posteriores que de continuo se van produciendo.
Las escrituras notariales contienen y reflejan negocios y actos jurídicos, contratos y relatos de hechos con trascendencia jurídica que son fuentes de relaciones jurídicas [1], cuyos efectos jurídicos perduran y se desenvuelven en el tiempo [2]. Las relaciones jurídicas surgidas de las escrituras protocolizadas, en tanto que son vehículos dinámicos (Diez Picazo [3]) a través de las cuales los comportamientos programados deben ser convertidos en realidad, constituyen marcos de relaciones básicas de personas que van más allá de los deberes de prestación, constituyen una realidad vital (lebenseinheit) con una indudable naturaleza orgánica, una organización que queda documentada en los protocolos notariales. Esas relaciones jurídicas, que atraviesan fases diferentes en el devenir, incluso extinguidas no desparecen del mundo jurídico (Larenz), sino que conservan trascendencia como causa o fundamento de las atribuciones realizadas [4] (la escritura de compraventa de un inmueble no agota su trascendencia con su otorgamiento y autorización, sino que perdura como fundamento de la traditio y atribución de la propiedad). Y recurrentemente, en ese devenir, hay que acudir a las fuentes, a los protocolos donde se documentaron.
El protocolo notarial no sólo atesora documentos, sino que conserva su virtualidad de desplegar o de hacer fluir los efectos jurídicos duraderos en el tiempo producidos por las reglamentaciones de intereses ínsitas en los negocios, actos y hechos jurídicos que fueron objeto de los instrumentos públicos, como cauce de la fuente continua que son de dichos efectos
El protocolo notarial no sólo atesora documentos, sino que conserva su virtualidad de desplegar o de hacer fluir los efectos jurídicos duraderos en el tiempo producidos por las reglamentaciones de intereses ínsitas en los negocios, actos y hechos jurídicos que fueron objeto de los instrumentos públicos (art.1.089 CC). El protocolo notarial actúa como cauce del caudal continuo de esos efectos jurídicos, pues alberga el contenido vivo y vigente que se replica en las copias notariales que se emiten, aunque se expidan años después, por lo que si las copias se impugnan o de ellas resultare alguna variante con el protocolo, es al contenido de aquel al que habrá de estarse (art. 1.220 CC). De ahí la trascendencia de su conservación.
La función de conservar los instrumentos públicos forma parte esencial y constitucional del oficio de notario. Ya desde el nacimiento del instrumentum publicum y del oficio de escribano en el S XIII [5] se destacaban en la definición amplia de notario de Rolandino su misión de redactar y escribir debidamente los documentos y la de conservarlos (publica instrumenta conscribere et conservare) [6] . Dado que las palabras conservaban la memoria de los hechos, a los escribanos y notarios se les encomendaba precisamente redactar y conservar las escrituras públicas.
El protocolo notarial, como el río de Heráclito -que inspira la denominación de nuestro blog-, es permanente como el cauce y, al tiempo, fluyen en él y se renuevan el caudal de los efectos jurídicos de los actos y reglamentaciones que lo conforman, en armonía dinámica, ahora más obvia (y eficaz) en su nueva representación electrónica.
Por todo ello, el protocolo notarial electrónico -como sucede con el soportado en papel- requiere una adecuada conservación de los documentos electrónicos que lo componen , pero, dada su naturaleza, precisa, por una parte, una gestión dinámica de la realidad jurídica viva que constituye (con aseguramiento de un acceso completo y consulta sin demora) [7] y, por otra parte, con la mirada puesta en el futuro más lejano, requiere de técnicas y políticas de conservación en el largo plazo y siglos venideros, para cumplir la función histórica que ha venido desarrollando en papel hasta ahora, al reflejar la vida real de cada momento, la intrahistoria social de cada periodo histórico [8].
LA UNIDAD BÁSICA QUE CONSERVAR: EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO
El documento electrónico, eje de la transformación digital
El documento en la historia
Ya hemos dicho en otro lugar [9] que la historia de los documentos notariales, que atesoran la información fruto de las actuaciones de escribas, tabeliones, escribanos, notarios…, corre pareja a la historia de la escritura -palabra escrita-, a la de sus diferentes soportes (piedra, arcilla, papiro, pergamino, cera, papel…) y a la de las técnicas de conservación y difusión (tablillas, rollos, códices, libros de encuadernación cosida, grapada, encolada …). De todas ha sido la técnica del libro la más eficaz y duradera para la acumulación ordenada de información, adaptándose desde su aparición a las sucesivas innovaciones hasta nuestros días, sin perder su esencia material. Dentro de los libros notariales, el protocolo es la máxima expresión del quehacer notarial, como conjunto o colección de instrumentos públicos debidamente encuadernados.
Sin embargo, la era digital nos trae una nueva revolución en la historia de los soportes textuales y técnicas de libro, que trasciende lo meramente material, al permitir la plasmación, tratamiento, consulta, difusión y aplicación de la información (tradicionalmente soportada en los libros de papel), como realidad inmaterial, accesible en todo momento y lugar, transformada en sustancia ingrávida, metafísica, maleable y reconvertible, a su vez, en voz, letra, imagen o cualquier otra forma de expresión conocida.
La conservación del documento electrónico en el mundo digital
El documento electrónico [10] se ha situado en el centro del mundo digital. Sin embargo, el documento electrónico tiene grandes e importantes diferencias con el documento clásico, que no sólo amplía y cubre sus funcionalidades de siempre, sino que sus nuevas utilidades y prestaciones generan una nueva forma de ser, de valer, y exige nuevos modelos de informar y de plasmar la información.
Los potentes efectos jurídicos que legalmente se reconocen a los instrumentos públicos en su formato papel obedece en parte a la organizada y depurada técnica de conservación de los tomos encuadernados que conforman el protocolo notarial.
A diferencia del documento en papel, el documento electrónico debe ser descodificado para hacerlo accesible, su contenido puede separarse del medio (aumentado sus posibilidades de corrupción), su estructura depende del hardware y del software (perdiendo su estructura original, dificultando consiguientemente la valoración de su autenticidad), dispone de metadatos y su conservación se complica por la obsolescencia de los sistemas.
Por todas estas circunstancias, una vez analizada en trabajos anteriores [11] la producción del documento electrónico público notarial -ya como matriz o copia autorizada- surge la cuestión de su conservación. Los potentes efectos jurídicos que legalmente se reconocen a los instrumentos públicos en su formato papel obedece en parte a la organizada y depurada técnica de conservación de los tomos encuadernados que conforman el protocolo notarial.
Ahora surge el reto de dotar al protocolo electrónico una organización, técnicas y sistemas que garanticen, como en el formato papel, la autenticidad de los documentos públicos electrónicos que se agrupan en el protocolo electrónico
Ahora surge el reto de dotar al protocolo electrónico una organización, técnicas y sistemas que garanticen, como en el formato papel, la autenticidad de los documentos públicos electrónicos que se agrupan en el protocolo electrónico, debiendo resolverse -entre otros- el peliagudo problema de los trasvases entre distintos soportes, pues sabemos que los soportes tienen actualmente una duración muy limitada en el tiempo, sin que puedan garantizar la perdurabilidad de su integridad, como sí lo ha hecho el papel.
Se ha señalado que en España el documento electrónico carece de un cuerpo normativo propio y de una autoridad máxima responsable de su gestión y tratamiento [12], pese a que el documento electrónico es el eje de la transformación digital [13], verdadero corazón de la transformación digital y de la interoperabilidad, por lo que, según se ha expresado por los especialistas, sería conveniente una autoridad única y clara en materia de documento electrónico, así como la colaboración entre archiveros e informáticos. Entendemos dicha autoridad al modo de como sucede con la lengua, que constituye una herramienta de comunicación transversal, para todos los sectores, y se le ha dotado de una autoridad para preservarlo como es la RAE [14].
El documento electrónico y el dato
El documento electrónico frente al dato
Al problema de la conservación de los documentos electrónicos se le añade la paulatina pérdida de protagonismo del documento electrónico en relación con el dato en sí. ¿Bastaría conservar datos o se han de conservar también los documentos?
Si bien el dato viene desplazando al documento en cuanto a su mayor importancia en la sociedad actual (big data), hasta el punto que se ha llegado a decir que se está pasando de un sistema docucéntrico a otro datacéntrico, en realidad, tras las iniciales exageraciones que acompañan a todas las transformaciones disruptivas por la precipitada sobrevaloración por los nuevos agentes sin distinguir ámbitos, una vez calmados los ímpetus iniciales y enrutado el nuevo orden, se comienzan a evidenciar algunas desproporciones sobre la infinita bondad de lo nuevo -sin distinguir áreas-, así como sobre la absoluta inutilidad de lo viejo, o, al menos, la irreflexiva precipitación a la hora de dar por finiquitadas realidades de las que no se puede prescindir (aún).
En el mundo del derecho, es cierto que, como dice Aitor Cubo sobre la justicia, ahora la Justicia se está orientando al dato frente al documento (así explicitado en el Plan Estratégico de Justicia 2020-2030), con la finalidad de plantear sistemas de gestión procesal basados en conjuntos de datos y, con esa orientación,
tomar decisiones de política pública basadas en datos y favorecer la interoperabilidad del conjunto de datos común. Sin embargo, frente a la preponderancia del dato, veremos, por una parte, que el mismo concepto de documento electrónico evoluciona [15] y , por otra parte, la producción documental a partir sólo de datos gestionados y conformados tiene un largo camino por recorrer en determinados sectores o áreas de esos sectores (como el derecho), al generar en ocasiones auténticos monstruos.
En una primera fase, nos inclinamos por avanzar mucho más en la metadatación de los documentos electrónicos y en la estructura base en la que insertar conjuntos de datos, pues aún no entrevemos la feliz síntesis de esa relación dialéctica documento/dato.
El objetivo del sector documental del derecho es mejorar la calidad de los datos y la interoperabilidad entre administraciones y sector público, mejorando la vertiente organizativa, sustentado en una buena herramienta de gestión y en seguir una metodología adecuada para llegar a unos datos seguros y de calidad a partir de los documentos. En ese camino se encuentra el notariado desde principios del siglo, habiendo superado importantes cotas con la depuración de sus índices.
Dato y documento tienen finalidades diferentes
Propiamente, dato y documento tienen funciones y finalidades diferentes [16]. El dato es una representación de hechos, conceptos o instrucciones de un modo formalizado y adecuado para su comunicación, interpretación o procesamiento por medios automáticos o humanos. El dato se representa en lenguaje legible por las máquinas de la información que contienen los documentos y expedientes, de forma que puedan servir para automatizar procedimientos. Sin embargo, el documento electrónico es una información en un soporte electrónico, según un formato determinado, susceptible de identificación y tratamiento diferenciado [17].
Son muy esclarecedores los ejemplos que se manejan a este respecto en la Guía para la gestión de documentos electrónicos de Bustos/García Martínez [18], que reflejan que los documentos completos contienen una parte de la información que se representa en datos, para que los lean las máquinas y para la automatización de los procesos. Sin embargo existen en los documentos completos “otras informaciones” que no se representan en datos (v.gr. si se solicita por pérdida un título universitario de hace 50 años, no se sabe quién ha expidió el título, quienes lo firmaron, los escudos de la época, apariencia, etc., y probablemente al producirse el nuevo título llevará el nombre de Felipe VI y sustituirá el escudo con el águila por el constitucional porque no han accedido a las bases de datos como datos conformados ciertas informaciones que sí están en los títulos).
Los datos no sustituyen a los documentos, aunque sí pueden generar documentos. Por ejemplo, una escritura de compraventa de un inmueble contiene datos que se conforman al practicar su inscripción en un registro inmobiliario (Registro de la Propiedad o Catastro), pero no sustituyen al título (con multitud de perspectivas o capas).
Los datos no sustituyen a los documentos, aunque sí pueden generar documentos. Por ejemplo, una escritura de compraventa de un inmueble contiene datos que se conforman al practicar su inscripción en un registro inmobiliario (Registro de la Propiedad o Catastro, que son registros de datos), pero no sustituyen al título, que contiene multitud de perspectivas o capas.
La cohabitación de datos y documentos
Aunque los datos pueden hacer documentos y, hoy en día -con carácter general-, pueden ser en determinados ámbitos más útiles que los documentos en sí, sin embargo, por razones de congruencia de la información y sus contextos los datos aun no pueden sustituir a los documentos que fueron emitidos o creados en su momento (pues el documento contiene TODA la información, sin embargo una parte de su información no consta en los datos conformados) [19], de modo que se nos presenta una época de cohabitación en la que tendremos datos y documentos [20].
se nos presenta una época de cohabitación en la que tendremos datos y documentos
Las bases de datos -que es lo que vienen a ser los registros- pueden generar nuevos documentos gracias a los datos, como las distintas certificaciones registrales, sin embargo ese nuevo documento -con una perspectiva propia- no sustituye al título -que contiene infinidad de perspectivas-.
Valgan como ejemplo de lo expresado los Registros Públicos, que son registros de datos, pero no recogen (datifican) la totalidad de la información que contienen los documentos en cuya virtud se practican las inscripciones. La inscripción de nacimiento en el Registro Civil recoge las circunstancias que determina el art. 44,2 LRC en virtud de los documentos que refiere el art. 44,3 LRC, pero una parte de la información de dichos títulos no se integra en la inscripción (las comprobaciones a realizar por el médico, el enfermero especialista en enfermería obstétrico-ginecológica o el enfermero que asiste al nacimiento, o las advertencias que contiene el formulario a cumplimentar por los progenitores sobre el valor de su declaración para el registro, etc.).
Otro tanto puede decirse de la inscripción del matrimonio, o de las inscripciones de derechos reales sobre inmuebles en el Registro de la Propiedad o en el Catastro. Las certificaciones de dichas inscripciones acreditan los datos esenciales sobre la información de personas o bienes inmuebles que se hayan solicitado, pero no sustituyen al título. Por ejemplo, el art. 9 de la LH dispone que los asientos contendrán la expresión de unas concretas circunstancias (datos) [21] relativas al sujeto, objeto y contenido de los derechos inscribibles según resulten del título del que se extraen, pero no sustituyen al título (información y soporte que la contiene) [22].
Por esta razón es necesario presentar nuevamente los documentos o títulos en los casos de rectificaciones por inexactitudes o errores en los datos (en los asientos) registrales. La propia LH, para los supuestos de pérdida o deterioro de los asientos electrónicos en el Registro de la Propiedad, dispone que se restaurarán -en defecto de copia electrónica- con la información del título o documento presentado (art. 239 in fine LH).
Los datos no agotan la información del documento: la información legible y la información inmanente
Al no agotar los datos conformados toda la información de los títulos, la ley determina que el documento debe existir siempre, si bien desde la LPAC -para las administraciones públicas- el documento debe tener un formato electrónico.
Desde luego, a día de hoy y con carácter general, los datos en sí -sobre todo en el mundo del derecho- no agotan la información, por eso la ley determina que el documento debe existir siempre
Fenómeno análogo se produce con la reforma de la Ley del Notariado. Desde la reforma de la Ley del Notariado de 2001 ya existen y circulan copias electrónicas notariales, pero desde la reforma de 2023, además del soporte papel, la matriz notarial también debe tener ya un soporte electrónico, debe existir como documento electrónico (más allá de los datos conformados que contienen y que se venían replicando en los índices electrónicos). Por consiguiente, debe existir un protocolo notarial electrónico, no siendo suficiente la réplica que de los datos de las matrices electrónicas se agrupan en los índices notariales (estos sí constituyen un registro de datos extraídos del protocolo notarial).
Con el propósito de sintetizar el binomio documento/datos, con la consiguiente mejora de calidad y de eficiencia en la elaboración de los índices, se han de implementar de forma continua en la elaboración de los instrumentos públicos innovaciones y determinaciones -dentro de política de gestión de metadatos [23] – avanzando en la datificación de los instrumentos públicos, sin detrimento de la esencia de éstos.
Con el propósito de sintetizar el binomio documento/datos, con la consiguiente mejora de calidad y de eficiencia en la elaboración de los índices, se implementan de forma continua en la elaboración de los instrumentos públicos innovaciones y determinaciones -dentro de política de gestión de metadatos- avanzando en la datificación de los instrumentos públicos, sin detrimento de la esencia de éstos.
Los datos, en cuanto informaciones incorporadas a soportes electrónicos, han de ser legibles (y comprensibles) por las máquinas. Sin embargo, hay informaciones inmanentes en los documentos, circunstanciales, incidentales, relativas a construcciones intelectuales humanas fruto de infinidad de situaciones y elementos en contextos dinámicos (de experiencia, de sensaciones, de evocaciones, de perspectivas, de múltiples capas…) que no pueden reducirse a datos unívocos, exactos y legibles por máquinas, aunque sí están alojadas en los documentos.
El notariado, en consonancia con su congénita predisposición de adaptación a la evolución de los tiempos (sin detrimento de lo permanente), asume la conformación del instrumento público en formato electrónico con todas sus potencialidades, con la mirada puesta en la interacción colaborativa y armónica entre documento y dato
El notariado, en consonancia con su congénita predisposición de adaptación a la evolución de los tiempos (sin detrimento de lo permanente), asume la conformación del documento/instrumento público en formato electrónico con todas sus potencialidades, con la mirada puesta en la interacción colaborativa y armónica entre documento y dato mediante una adecuada política de gestión de metadatos.
Sin perjuicio de que todo este escenario puede cambiar de forma radical con nuevos avances tecnológicos (en incesante progresión), entre ellos la inteligencia artificial, que pueda lograr la extracción o generación de los datos para su tratamiento y gestión directamente de los documentos.
Progresiva mutación del concepto de documento electrónico
En último lugar, en relación con el binomio documento electrónico frente al dato, no podemos dejar de señalar que en la evolución de la gestión documental, procedente del mundo anglosajón, ha venido incorporándose al concepto de documento electrónico la evidencia de las actividades desarrolladas y las decisiones tomadas. Así, en el discurrir del concepto mismo de documento electrónico, la norma ISO 30300:2020 ahora define Documento como la información creada o recibida y mantenida como evidencia y como activo [24] por una organización en cumplimiento de obligaciones legales o en el curso de su actividad.
Como señalan Bustos / García Martínez, en el nuevo concepto ni siquiera se alude al soporte, sino que pone el foco en el valor testimonial o probatorio, en la evidencia y en el activo que supone para la gestión de los procesos de una organización, con cumplimiento de las obligaciones legales [25].
Pues bien, lo que nos interesa resaltar es que en el documento electrónico se ha producido una mutación singular de su concepto, al incorporar como elemento de éste el mantenimiento de la “evidencia de la información documental por una organización en cumplimiento de obligaciones legales o en el curso de su actividad”. Pasan a ser elemento constitutivo del concepto de documento electrónico unas cualidades que se predican de todo él en su conjunto, unitariamente considerado, más allá de consistir en un mero cúmulo de datos separables y autónomos.
Ello obliga no sólo a que, en el mundo notarial, los documentos notariales – copias y matrices- estén dotados de un formato electrónico, sino que su óptima gestión documental requiere de una adecuada conservación.
Al notario, desde la Pragmática de Alcalá de 1.503, se le encomienda como una función esencial de su oficio la de la conservación institucional del documento original, que pasa a formar el protocolo notarial y que ha constituido secularmente -y así sigue siendo- lo que en la nueva terminología digital se describe como evidencia y activo de una organización en cumplimiento de obligaciones legales o en el curso de su actividad.
LA CONSERVACIÓN DE LAS SERIES DOCUMENTALES
En materia de documentos electrónicos y su conservación es de señalar que la experiencia de los países con experiencia revela que optan por modelos con una autoridad clara y centralizada.
El modelo americano es uniforme a lo largo del ciclo de vida del documento, competencia de una agencia independiente adscrita el Gobierno Federal (NARA), superando el anterior sistema descentralizado. De forma análoga afronta esta cuestión el gobierno australiano. A resaltar que ninguno de los dos países se distingue por un centralismo feroz, ambos con una estructura federal.
El cambio cultural en la conservación de documentos: liberación de la tiranía del espacio físico (y por ello, del tiempo)
La llegada del documento electrónico ha supuesto un cambio cultural de gran calado, y se ha notado particularmente en la gestión y conservación de los expedientes electrónicos en las administraciones públicas, habiendo disminuido asombrosamente los expedientes en papel. Este fenómeno se ha dado también, y se acrecentará, en las notarías, disminuyendo las necesidades de conservación de documentación complementaria física, antecedentes, etc.
En el ámbito notarial podemos distinguir entre una conservación inmediata y otra a largo plazo. La conservación inmediata o próxima del protocolo notarial y la de periodos próximos (veinticinco años) está legalmente atribuida al notario titular del protocolo en cuestión [26], posible como se ha hecho hasta ahora en soporte papel, pero inviable con exigencias equiparables al papel respecto del documento electrónico.
Esa dificultad queda salvada instrumentalmente mediante el depósito electrónico en el CGN de los protocolos electrónicos, dotado de una potente herramienta de gestión documental. El gestor documental no deja de ser un sistema informático creado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización [27], disponiendo de una localización centralizada, aunque de utilización o con acceso exclusivo del notario competente, de forma inmediata, fácil y sencilla. Una vez rodado el instrumento de gestión documental, deberán añadirse a sus utilidades la reducción de costes que han de conllevar las automatizaciones y desarrollos inteligentes, la administración de los tiempos a emplear en materia de gestión por cada notario y la posibilidad de aumentar la velocidad de la creación de contenidos, es decir, mayor eficiencia y eficacia y, por tanto, una mejora en la prestación del servicio notarial.
La integración del documento electrónico por la reforma en la documentación matricial pública notarial ha de incidir necesariamente en los plazos y ámbitos territoriales de remisión y conservación de dicha documentación. Como experiencia a tener en cuenta, observamos que los expedientes en papel de la administración pública tenían en materia de conservación y gestión un recorrido provincial (gobiernos civiles, delegaciones de gobierno, etc.); en el mundo notarial las remisiones de protocolos han tenido un ámbito local, comarcal a lo sumo [28].
La necesidad de ese recorrido geográfico se ve alterada tratándose de expedientes y documentos electrónicos, que ya no precisan de cercanía territorial, al bastar una transferencia electrónica de archivos y documentos electrónicos, de ejecución prácticamente inmediata, sin distancias de ningún tipo.
Los Archivos Generales de Protocolos de los Colegios Notariales
La reforma de la Ley del Notariado crea el Archivo General de Protocolos en cada Colegio Notarial [29] que absorbe a todos los Archivos de protocolos Generales de Distrito del ámbito territorial de cada Colegio Notarial [30].
La Ley del Notariado crea el Archivo General de Protocolos en cada Colegio Notarial, que absorbe a todos los Archivos de protocolos Generales de Distrito del ámbito territorial de cada Colegio Notarial.
En la actualidad, desde una perspectiva digital, no se comprende bien -salvo que se limite al soporte papel- que el art. 37 Ley del Notariado disponga la formación de Archivos Generales de Protocolos en cada Colegio Notarial, ni que el art. 37,3 Ley del Notariado imponga que “los ficheros relativos al protocolo en soporte electrónico serán remitidos transcurridos veinticinco años desde la autorización o intervención de la escritura matriz, acta o póliza a los Archivos Generales de Protocolos de cada Colegio”.
La entrega/remisión de los ficheros del protocolo electrónico notarial
Es cierto que el 37,3 Ley del Notariado no expresa quién debe efectuar esa remisión [31]. Si se sostiene -como mantenemos nosotros- que el protocolo electrónico notarial es el que está depositado en la sede electrónica del CGN, no se ve el sentido de esa parcelación posterior del conjunto de ficheros centralizados para transferirlos separadamente a un archivo o repositorio menor, no interconectado con los otros archivos de protocolos notariales (con los costes e ineficiencias que esa remisión puede acarrear) [32]. Pensamos que el art. 37 de la Ley del Notariado adolece -como otros preceptos de la reforma- del desajuste producido por haber sido redactado conforme a una versión del proyecto de ley de la reforma que aún no contemplaba el depósito electrónico en el CGN, introducido posteriormente durante el proceso de gestación de la norma.
Aunque queda mucho tiempo para la operatividad de esas remisiones de protocolos, podría salvarse tal desajuste concibiendo la remisión o entrega como una puesta a disposición de cada Colegio Notarial de los ficheros electrónicos de las agrupaciones documentales correspondientes, asignándole su titularidad mediata y facilitándole su acceso y determinadas funciones de gestión [33], sin merma del mantenimiento de la información centralizada en el repositorio del CGN para la gestión eficiente de la misma por la corporación notarial (sede electrónica), dentro de las respectivas competencias.
Por otra parte, el nuevo escenario del protocolo electrónico notarial y su gestión electrónica demanda el acortamiento de los plazos de remisión de documentaciones. Pues bien, existiendo un acceso exclusivo por el notario encargado de la conservación mediata del protocolo electrónico notarial (del que -evolucionada su política de gestión- presumiblemente habrán de obtenerse copias e información en general), decaerá la importancia de la custodia del protocolo papel de forma significativa, pudiendo acortarse los plazos de entrega de dichos tomos al Archivo del respectivo Colegio Notarial.
La entrega del protocolo papel
Al trasladarse la gestión de los archivos de protocolos físicos a los colegios notariales, se supera el actual modelo obsoleto de archivo de protocolos físicos, eminentemente local o comarcal, que además de no gestionarse de modo completamente profesional (archivísticamente hablando), no genera tampoco los suficientes incentivos para una gestión documental eficaz. Una conservación documental física centralizada en los respectivos Colegios Notariales facilita una mejor conservación y gestión de esos activos, con menores costes y mayor eficacia.
Una conservación documental física centralizada en los respectivos Colegios Notariales facilita una mejor conservación y gestión de esos activos, con menores costes y mayor eficacia.
Sin embargo, otros problemas pueden generar los plazos cortos en la entrega de protocolos en papel a los Colegios a la hora de practicar notas [34] (circunstancia que sí contempla el art. 37 para el protocolo electrónico, cuando será en el físico en el que surgirán mayores dificultades prácticas) [35]. Sorprende un tanto la falta de homogeneidad de plazos de entrega de los protocolos en soporte papel y el electrónico, que provoca la inédita situación de escindir los roles de conservador y archivero del protocolo papel (ya en el respectivo Colegio) y del protocolo electrónico (aún conservado por el notario competente, mediante depósito electrónico) .
LA CONSERVACIÓN DINÁMICA: GESTIÓN DE LAS SERIES DOCUMENTALES
Una sola gestión: Centralización de gestión y de responsabilidades
La reforma de la Ley del Notariado creemos que acierta al dotar de autoridad al CGN en materia del depósito electrónico del PE, al haber estrechado el CGN la relación con los profesionales de la tecnología a través del centro tecnológico del notariado, habiendo desarrollado la colaboración entre el entorno funcional notarial, que aporta la experiencia y conocimientos del ámbito notarial, y el entorno técnico, que ha tenido en consideración la colaboración del ámbito funcional para desarrollar las aplicaciones de acuerdo con las necesidades de éste y los cánones del protocolo notarial.
En el mismo sentido, creemos que acierta la Ley del Notariado al delegar en el CGN la adopción de las medidas técnicas que garanticen la integridad, indemnidad y no manipulación del PE, las medidas de encriptación y conservación íntegra que permita la legibilidad de su contenido, las medidas técnicas que garanticen la realización de comunicaciones públicas, índice único, las de elaboración del código seguro de verificación de las copias autorizadas electrónicas, las medidas técnicas que garanticen la indemnidad de soportes informáticos protocolares, así como su traslación o volcado a un nuevo tipo y acceso al mismo por quienes tengan derecho, etc.
De alguna manera, la reforma de la Ley del Notariado ha atendido las recomendaciones y experiencias de otros países sobre la importancia de la centralización de responsabilidades -en su vertiente técnica- como vía para una gestión eficiente del documento electrónico (en nuestro caso del instrumento público electrónico), evitando una dispersión de responsabilidades entre diferentes gestores (los notarios individualmente considerados), de modo que exista una autoridad orgánica o colegiada que asuma la responsabilidad sobre la gestión documental [36].
La política de gestión de documentos electrónicos notariales (PGD-e) ha de ser una herramienta imprescindible para la correcta gestión del documento electrónico notarial y de vital importancia en el devenir del proceso de transformación digital del notariado, a desarrollar mediante la colaboración multidisciplinar de los archiveros (notarios través del notariado) y técnicos, en particular especialistas en procedimientos de gestión documental (captura, registro, clasificación, descripción, acceso, calificación, conservación, transferencia, destrucción o eliminación de archivos y ficheros electrónicos), además de especialistas en otras herramientas digitales y de inteligencia artificial).
Los repositorios electrónicos
¿Centralizados o distribuidos?
Los repositorios electrónicos constituyen una de las herramientas fundamentales para la gestión documental de los conjuntos o agrupaciones de documentos electrónicos. La ley parece haber optado -inicialmente- para el notariado por un repositorio centralizado, al servicio de toda la organización notarial, aunque se contempla (diferida en el tiempo y para la conservación a largo plazo) la existencia de repositorios distribuidos, es decir, repositorios localizados geográficamente en puntos diferentes, que -aunque no se dice- deberían funcionar como uno solo, so pena de pasar de la eficacia a la ineficacia. Este modelo distribuido o descentralizado entre los diferentes Colegios Notariales parece ser el previsto para la conservación de protocolos (en papel y electrónicos) de cierta antigüedad, con un inquietante silencio sobre si dichos Archivos de protocolos tendrán una gestión centralizada y si estarán interconectados o no [37].
Debe tenerse presente que los repositorios no se reducen a ser un almacén o trastero electrónico de documentos, sino que han de prestar, entre otras, las funciones de almacenamiento de datos, identificación de documentos, metadatos, clasificación y conservación, recuperación y acceso de documentos, copia o descarga, consulta de firmas, visualización de documentos, almacenamiento y gestión y transferencias de documentos.
Los repositorios institucionales (el capital reputacional en el universo digital)
En el ámbito digital de lo público es de esencial trascendencia la custodia documental en un repositorio institucional en el que pueda comprobarse la validez y autenticidad de los documentos públicos. Así lo recoge el art. 22,4 del ENI [38].
El hecho de encontrarse el archivo electrónico con la versión del documento electrónico en el repositorio institucional, le añade unas garantías especiales
El hecho de que el documento electrónico esté en un archivo electrónico y una versión de éste esté alojado en un repositorio institucional le dota de un mayor valor frente a otras versiones de este, atribuyéndole una validez o valoración intrínseca. No será lo mismo comprobar por una empresa la existencia de una copia notarial de un poder o de la autenticidad de un título universitario en un repositorio privado, aun dotado de csv, que hacerlo en el repositorio institucional notarial.
El hecho de encontrarse el archivo electrónico con la versión del documento electrónico en el repositorio institucional, le añade unas garantías especiales [39].
El repositorio institucional del notariado
Lo que está fuera de duda es que el repositorio corporativo notarial constituye lo que ha venido en denominarse un repositorio institucional.
Téngase en cuenta que el repositorio notarial hace las veces de un archivo, no solo de datos, sino de documentos, que son la fuente de los datos, pero a diferencia de una mera base de datos, los datos están contextualizados y completos en los documentos. El repositorio institucional añade un valor reputacional al propio documento electrónico.
El repositorio institucional notarial, que, a las ventajas y eficiencias de una gestión documental de calidad, añade la conservación del contexto de creación, la identificación del productor y la función en cuyo desarrollo se genera la información,
El depósito/repositorio del protocolo electrónico notarial en la sede electrónica del notariado está llamado a desempeñar esa función de repositorio institucional notarial, que, a las ventajas y eficiencias de una gestión documental de calidad, añade la conservación del contexto de creación, de la identificación del productor y de la función en cuyo desarrollo se genere la información, características éstas que no resuelven buena parte de los repositorios y que se pierden en las transferencias de archivos electrónicos.
El repositorio institucional notarial lo crea la reforma de la ley del notariado (art. 17,2 Ley del Notariado) al encomendar al CGN “la adopción de las medidas técnicas que garanticen la integridad, indemnidad y no manipulación de ese protocolo electrónico” que han ido constituyendo los notarios (ese protocolo electrónico) y que “se custodiará por el notario que esté a cargo de su conservación mediante su depósito electrónico en el Consejo General del Notariado”. El depósito se efectuará encriptando por el CGN su contenido, quien adoptará “las medidas de encriptación y conservación íntegra que permita la legibilidad de su contenido, con independencia del cambio de soporte electrónico”.
Si la documentación electrónica protocolar notarial, remitida cotidianamente en virtud del depósito electrónico por todos los notarios, se encuentra en un único repositorio de la corporación notarial (sede electrónica) no tiene mucho sentido que, transcurridos los plazos de entrega, sea parcelada esa documentación para diseminarla en archivos de protocolos colegiales, sin conexión entre ellos. Ello supondría un paso atrás.
Por otra parte, el plazo que fija la ley de 25 años para remitir los ficheros electrónicos a los Archivos Generales de Protocolos de los Colegios Notariales (art. 37,3 Ley del Notariado), perezoso trasunto del que existía para la entrega del protocolo papel al Archivo de Distrito, precisa de una revisión. Ese plazo de 25 años, por su entidad y trascendencia, no es comparable en el siglo XXI al del siglo XIX (entonces ese plazo era media vida y hoy casi un cuarto). No hay que abundar mucho en su explicación fijándonos solamente en la esperanza de vida y en el dinamismo de la economía y de las transacciones de entonces y de hoy. La evolución de esas variables ha determinado un incremento exponencial de la necesidad de acreditación de las más variadas situaciones jurídicas pretéritas de los ciudadanos para todas sus transacciones y negocios jurídicos de hoy, así como la fiabilidad de esas acreditaciones, es decir, de seguridad jurídica. Ello ha provocado en el ámbito notarial la cotidiana expedición de copias autorizadas de los más variados instrumentos públicos otorgados varios lustros atrás, incluso de más de 25 años (testamentos, escrituras de propiedades para herencias, hipotecas, liquidaciones de sociedades conyugales, etc.).
Trocear toda esa información y su gestión en diferentes repositorios podría suponer una pérdida de calidad y eficacia del servicio público notarial. Incluso en el periodo de conservación del protocolo electrónico por parte del notario competente, respetándose el acceso al contenido de los protocolos exclusivamente por éste, existen una multitud de actividades de gestión de toda esa documentación y de herramientas informáticas que posibilitan el desarrollo del sistema notarial que ha de llevar a cabo el CGN, que no podría mantenerse de otra forma.
Con una gestión centralizada, desde un mismo punto de consulta, se podrán administrar todos los expedientes de la misma serie documental generados en España, sin perjuicio del respeto de las competencias de cada agente (piénsese en la aplicación del Catastro). La posterior división en Colegios Notariales de toda esa información que parece contemplar la ley pertenece al mundo papel, pero carece de sentido en el mundo digital.
ARCHIVAR PARA GENERACIONES VENIDERAS
Archivos Únicos
Gestionar datos y documento electrónicos no es suficiente. También hay que archivar. En los archivos de protocolos notariales late la historia y la intrahistoria de España, y gracias a ellos conocemos el funcionamiento institucional de las sociedades de siglos pasados [40]. Se conservan en Cataluña libros notariales del siglo XIII, en Castilla desde el siglo XVI y algunos fragmentados del siglo XIV [41]. No es admisible que conservemos actas y escrituras de los siglos XIII al XX y las del siglo XXI corran el riesgo de perderse.
Los documentos electrónicos públicos deben conservarse e integrarse en un archivo para las generaciones venideras. La LPAC y la LRJSP indican que cada administración pública deberá tener un archivo electrónico único. El artículo 55 del RD 203/2021 [42] sobre el Archivo electrónico único, dispone que “el archivo electrónico único de cada Administración es el conjunto de sistemas y servicios que sustenta la gestión, custodia y recuperación de los documentos y expedientes electrónicos, así como de otras agrupaciones documentales o de información una vez finalizados los procedimientos administrativos o actuaciones correspondientes. “
El modelo único no es el modelo que parece adoptar la Ley del Notariado para el archivo histórico notarial [43] en sus artículos 36 y 37 Ley del Notariado, que prescribe que “en cada Colegio Notarial se formará un Archivo General de Protocolos en el que se custodiarán de manera ordenada aquellos protocolos y libros registros de operaciones mercantiles y libros indicadores, que cuenten con una antigüedad de, al menos, cinco años”.
Los números 1 y 2 del art. 37 de la Ley del Notariado parecen tener como destinatarios los protocolos y libros notariales físicos, en papel, que cuenten con una antigüedad de, al menos, cinco años. Este Archivo de protocolos de cada colegio -de forma generalizada para todo su ámbito territorial- es de nueva creación por la reforma de la Ley del Notariado de 2023 [44], no habiéndose optado por un plazo determinado para la remisión de protocolos, sino un plazo mínimo posible a partir de una antigüedad de 5 años.
Hasta la fecha, la implantación del archivo único en las administraciones públicas ha sido el punto débil de la administración electrónica
Hasta la fecha, la implantación del archivo único en las administraciones públicas ha sido el punto débil de la administración electrónica. Como dice Gerardo Bustos, de momento no se tiene la experiencia suficiente para aplicar plazos de transferencia electrónica. Dice dicho autor que el documento electrónico se encuentra en fase de niñez, ni siquiera ha alcanzado la adolescencia, resultando imposible que se puedan adoptar medidas para determinar su futuro hasta que no tengamos más experiencia [45]. En el entorno analógico -sostiene Bustos- habrá que esperar un par de décadas para que conozcamos mejor el comportamiento de los jóvenes expedientes [46].
Por estas y otras dificultades, que exigen grandes desembolsos y medios técnicos y humanos, ha quedado demostrado, en el estado actual de la técnica, la recomendación de archivos únicos por cada administración (así la ley 39/2015 respecto de cada administración pública), recomendándose que todos los servicios y unidades de un organismo corporación deberían integrarse en un centro único con el fin de guardar sus documentos y expedientes.
Las dudas sobre el largo plazo
Lo que está en ver es si a esas funciones de conservación inmediata o próxima se le puede añadir la de conservación de documentos electrónicos en el tiempo asegurando su autenticidad y la de firmas y sellos electrónicos (que tiene una problemática específica y difícil de garantizar hoy) para un futuro de más de quinientos años (como ha garantizado el papel). Se apunta la diferenciación de archivos, teniendo cada vez más fuerza las plataformas de referenciación, que aligeran el peso de los documentos voluminosos, pero no debe perderse de vista que deben conservarse los documentos completos (no sólo los datos), lo que hace recomendable su almacenamiento en la nube.
adquieren cada vez más fuerza las plataformas de referenciación, que aligeran el peso de los documentos voluminosos, pero no debe perderse de vista que deben conservarse los documentos completos (no sólo los datos)
La conservación de documentos electrónicos está contemplada en el Marco Europeo de Interoperabilidad [47] donde se establece el deber de conservar la documentación electrónica de procedimientos y decisiones de las administraciones públicas con el objetivo de garantizar su legibilidad, fiabilidad e integridad, así como la accesibilidad durante el tiempo que sea necesario [48].
El Esquema Nacional de Interoperabilidad en su art. 22,1 establece distintos requisitos de seguridad con el fin de garantizar lo que hasta ahora han garantizado los documentos en papel, con los añadidos que proporciona lo digital.
Las conservación y custodia en el largo plazo en repositorios institucionales
Mas problemática que la conservación de la información documental en si misma es la conservación de firmas electrónicas y sellos en el largo plazo (aunque ya existen técnicas, aun inmaduras). El art. 22,4 del ENI dispone que se emplearán “…formatos de firma longeva que preserven la conservación de las firmas a lo largo del tiempo. Cuando la firma y los certificados no puedan garantizar la autenticidad y la evidencia de los documentos electrónicos a lo largo del tiempo, éstas les sobrevendrán a través de su conservación y custodia en los repositorios y archivos electrónicos, así como de los metadatos de gestión de documentos y otros metadatos vinculados …”
Se evidencia una vez más en estas materias la gran importancia del rol y función de los repositorios institucionales por las garantías que añade a los documentos que incorpora.
EL MUNDO ESPEJO
Llegados al final de nuestro estudio -en cuatro entregas- sobre el protocolo electrónico notarial establecido y regulado por la ley 11/ 2023, que reforma la Ley del Notariado, hemos de emitir una valoración general sobre la reforma. Con todas sus imperfecciones, episódicas faltas de perspectiva, desajustes provocados por las modificaciones introducidas durante su gestación y algunas carencias, el juicio que nos merece la ley de reforma notarial es favorable aunque solo sea por el mero hecho de existir.
El Notariado necesitaba, para cerrar la implantación de las bases de una primera fase de su transformación digital, un instrumento legal que comprendiera el protocolo electrónico y la ampliación de la disponibilidad generalizada de los entes digitales notariales que se producen, como las copias autorizadas electrónicas.
Ya vendrá la aplicación práctica (más que desarrollos reglamentarios) que, con las posibilidades que brinda la reforma, efectuarán los notarios en su día a día, conformando experiencias jurídicas que determinarán soluciones a los conflictos y dificultades que se vayan planteando. Los redactores de la ley 24/2001 probablemente no llegaron a imaginar el desarrollo y aplicaciones prácticas de los instrumentos electrónicos notariales que configuraron embrionariamente entonces, que han permitido la creación de unos escenarios y situaciones de mejora en la eficacia jurídica y social extraordinaria a través de instrumentos notariales, sin detrimento de la seguridad jurídica.
Con las innovaciones que aporta -explícita e implícitamente- esta ley y sus potencialidades de desarrollo, tenemos los notarios al alcance de nuestra mano (de nuestros ojos) horizontes y visualidades inimaginables hace treinta años. Se trata de una evidencia más de lo que, en otro lugar, al sintetizar nuestra experiencia profesional como notario, calificábamos como “Una experiencia notarial en permanente transformación: la transición ininterrumpida” [49].
El estatismo del protocolo clásico notarial se vio transformado por el dinamismo de los avances sociales y de las técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas adoptadas legalmente por el notariado desde el año 2001, imprimiendo al protocolo notarial y la difusión de su contenido una nueva dimensión, a través de la circulación institucional de copias electrónicas autorizadas y copias simples electrónicas de libre circulación.
La ley 11/ 2023, al caracterizar el protocolo electrónico como reflejo, con resonancias especulares, conecta con la tradicional concepción de la escritura pública como una representación [50].
El mundo-espejo, como dice Helga Nowotny [51], es el último hito cultural (y social, decimos nosotros) en la exteriorización del conocimiento, que se inició con el lenguaje y la comunicación de forma oral y posteriormente se completó con la escritura; el fuerte impacto de la imprenta permitió la rápida difusión de ideas en todo el mundo y la digitalización ha puesto en marcha otro remolino de difusión, creando un mundo-espejo que contiene entidades digitales creadas para interactuar con nosotros e intervenir en nuestro mundo. Las escrituras públicas (la narratio), hasta ahora objetivadas y representadas en papel, en estos tiempos pueden incorporarse a un fichero electrónico y, de la misma forma que el soporte físico (cosa) permitió que la palabra se desplazara a miles de kilómetros incorporada a un documento papel, el nuevo soporte (objeto real) añade a esa representación de la realidad que es la narración notarial todas las posibilidades del nuevo soporte, entre ellas interoperar entre los propios documentos.
La narratio incorporada a cosas [52] pudo gracias a ellas desplazarse y recorrer grandes distancias, aunque requiriendo mucho tiempo. El tiempo de desplazamiento fue acortándose a medida que las cosas que soportaban las palabras se aligeraban y los medios de locomoción evolucionaban, hasta salvar grandes distancias en breves instantes en soportes eléctricos y ondas, para actualmente ser portadas a la velocidad de la luz gracias a la fibra óptica y demás evoluciones. Asoman en el horizonte los documentos inteligentes, con instrucciones autoejecutables con la tecnología blockchaine.
La externalización digital ya nos permite construir objetos digitales que intervienen directamente en el mundo real. Con la circulación/poder de disposición de copias notariales autorizadas electrónicas en poder de los particulares y sociedades, alojadas en dispositivos móviles, puede llevarse a cabo simultáneamente en diferentes lugares nuevas transacciones y contratos, documentadas en matrices electrónicas, con todas las garantías de seguridad, efectuando los pagos en el acto con medios de pago digitales, consultando informaciones de registros administrativos y obteniendo autorizaciones a través de plataformas electrónicas, desarrollándose con seguridad jurídica de forma instantánea todos los elementos de la transacción mediante objetos e informaciones trascendentes digitales, con inmediato curso y presentaciones telemáticas en los diferentes registros y administraciones públicas. Se interactúa con/en el mundo espejo y éste interviene en lo que hacemos, accediendo a un mundo digital ampliado.
[1] En tanto que las escrituras protocolizadas contienen negocios jurídicos, Diez Picazo (Fundamentos de Derechos Patrimonial I, 1ª edición, 2ª reimpresión 1979, pago 261) expresa que, el contrato se mueve en torno a la relación jurídica, pues crea, modifica o extingue relaciones jurídicas, e incluso, aun sin relación jurídica, afecta a situaciones jurídicas.
[2] Rafael Núñez Lasos, en Hechos y derechos en el documento púbico, ed. Instituto de Estudios Jurídicos, Madrid 1.950, dice que las escrituras públicas nacen por el consentimiento de las partes, quienes tienen una doble soberanía: dar nacimiento a la relación jurídica y regula íntegramente su contenido entre límites legales. Es en este segundo aspecto -decimos nosotros- donde el protocolo tiene una trascendencia capital, al atesorar las regulaciones que las personas se han dotado para sus relaciones jurídicas en el tiempo.
[3] Diez Picazo, ibidem, Fundamentos… I, página 610
[4] L. Diez Picazo, Fundamento…. I , pag 378.
[5] Cuando se produjo la transformación del scriptor y de la scriptura en el fedatario público y en el instrumentum publicum
[6] Rafael Jesús Vera Torrecillas, Del escribano al secretario municipal, Editorial Dykinsos, 2021, pag 41 y 42.
[7] Este acceso próximo ha de permitir la consulta de los documentos notariales, permitiendo la visualización de los distintos componentes del documento (fichero imagen, metadato y firma), la búsqueda selectiva de los documentos, copia, descarga y la impresión a papel de aquellos contenidos que sean necesarios. De Interoperabilidad y documento electrónico Ministerio de Hacienda, pag106.
[8] Puede (y debe) consultarse el muy interesante libro de nuestro compañero Plácido Fernández BarriosDe escribanos a notarios, editorial Basconfer.
[9] EL LIBRO INDICADOR ELECTRÓNICO: INSTRUMENTO DE REINGENIERÍA DOCUMENTAL NOTARIAL, Revista Jurídica del Notariado, número 112, Ene-Jun 21, página 73-121
[10] Definido por la Norma Técnica de interoperabilidad el documento electrónico como como información de cualquier naturaleza archivada en un soporte electrónico, según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
[11] EL NUEVO PROTOCOLO ELECTRÓNICO NOTARIAL – Notaría Higuera (notariahiguera.com) , EL PROTOCOLO ELECTRÓNICO NOTARIAL 2 PARTE – Notaría Higuera (notariahiguera.com) , EL PROTOCOLO ELECTRÓNICO: SU GESTIÓN – Notaría Higuera (notariahiguera.com)
[12] En la primera remodelación del actual gobierno se ha elevado de categoría la materia de transformación digital en la administración pública, adquiriendo ya el rango de ministerio.
[13] Así lo afirma Gerardo Bustos Pretel en Guía para la gestión de documentos electrónicos, Gerardo Bustos Pretel y José Luis García Martínez, Ed. El Consultor de los Ayuntamientos, 1ª edición, página 926.
[14] En materia de la Lengua, por ejemplo, está la RAE, que tiene como misión principal velar por que los cambios que experimente la lengua española en su constante adaptación a las necesidades de sus hablantes no quiebren la esencial unidad que mantiene en todo el ámbito hispánico.
[15] Veremos un ejemplo de esa evolución en el concepto de documento en las normas ISO 30300:2020
[16] Bustos / García Martínez, op. Cit. Pag 144
[17] Tomamos los conceptos de dato y documento electrónico del glosario de la obra, Interoperabilidad y documento electrónico, editada por el Ministerio de Hacienda y Administración Pública, ed.2012, que constituye una guía de la NTI.
[18] Guía para la gestión de documentos electrónicos, Gerardo Bustos Pretel y José Luis García Martínez, Ed. El Consultor de los Ayuntamientos, 1ª edición, página 142 y siguientes.
[19] Un claro ejemplo lo tenemos entre las matrices y los índices, conjunto de datos extraídos de ellas.
[20] Ibidem
[21] El nuevo art. 19 bis de la LH establece que la certificación electrónica que ha de expedir el registrador en los casos de calificación positiva deberá identificar “los datos del asiento de presentación”. El art. 238,2 LH el recoger el contenido necesario del folio real en su primer asiento se incluirá realice “la descripción actualizada de la finca y la relación de las titularidades, cargas y derechos vigentes que recaigan sobre aquella, con sus datos esenciales”
[22] Valen como ejemplo las notas de inscripción parcial de los préstamos hipotecarios, en las que se constatan la multitud de cláusula y epígrafes que forman parte del negocio jurídico y del título y que no son objeto de inscripción.
[23] Metadatos (Metada) datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos y su gestión a lo largo del tiempo (Glosario SERIE ISO 30300)
[24] Los documentos, como tipo de recurso de información, son activos -parte del capital intelectual- de una organización. Documentar ideas es evidenciar ,se conoce por evidencia la documentación de una actividad ( obtenido a partir de Glosario SERIE ISO 30300)
[25] Bustos/García Martínez, op.cit. pag 146.
[26] Art. 279 y 283 RN
[27] Ibidem pag 89
[28] El art. 289 del RN nos dice que “habrá un Archivo general de protocolos en la cabeza de cada distrito notarial.”
[29] Art. 37,1 Ley del Notariado. Hasta ahora los Archivos de Protocolos Generales lo eran de cada Distrito Notarial (art. 289 RN), con un estatuto especial en algunas cuestiones el Archivo General de Protocolos del distrito notarial de las capitales de cada Colegio Notarial (art. 284 RN). Parece que éstos último vienes a absorber todos los archivos de distrito del ámbito territorial de cada Colegio Notarial (art. 294, párrafo 3 RN)
[30] Dice el art. 37,2 Ley del Notariado “…guarda y conservación los protocolos y libros de su territorio notarial…”
[31] Veremos más adelante que el transcurso de 25 años en los siglos IXX, XX y XXI supone dinámicas sociales e individuales muy diferentes.
[32] Aunque entendemos las razones -no precisamente jurídicas ni de eficacia en la gestión documental- , una evidencia de las ineficiencias de esa parcelación la podemos comprobar con la sede electrónica del Catastro, en lo que a la superficie del País Vasco se refiere.
[33] Los artículos 36 y 37 Ley del Notariado nos merecen una opinión desfavorable por incongruentes con el resto de la reforma notarial. No comprendemos que el 37,2 atribuya a los colegios Notariales la competencia para para conservar en perfecto estado de guarda y conservación los protocolos y libros de su territorio notarial, sin distinguir soportes, territorializando las posibles soluciones tecnológicas y sistemas de aplicación descentralizada, siendo el CGN un metro transmisor de las medidas a la Dirección General, que sólo parece tener que autorizar destrucciones. Tampoco comprendemos que, siendo el CGN el custodio inmediato de los ficheros electrónicos del protocolo electrónico, los tenga que remitir a los colegios. Al último inciso del art. 37 y al art. 38 en general, podría aplicárseles aquello que con gran sentido del humor expresó Rodríguez Adrados sobre algunos preceptos de la reforma de la LSL, que el legislador llegó cansado y no se esforzó lo suficiente.
[34] Sólo una breve referencia al sistema de notas diseñado por la ley, donde rompe la idea de “reflejo” del contenido de los protocolos electrónico y en papel, pareciendo mantener respecto del protocolo papel el sistema de notas actual y reducir a una especia de numerus clausus el de notas y diligencias en el protocolo electrónico. Con el tiempo habría de invertirse o modificarse ese planteamiento.
[35] Esta posible entrega de protocolos en plazos más breves (posible a partir de cinco años según el art.37,1 Ley del Notariado) se contempla en el RN, en su art. 291 in fine, “los Notarios podrán solicitar autorización de la Junta directiva para depositar parte de su protocolo en el local del Archivo, siempre que la capacidad y demás circunstancias de éste lo permitan”.
[36] Así se ha considerado también por el Registro civil. La reformada LH no parece haber seguido este camino totalmente.
[37] Muestra de la opción por un repositorio centralizado frente a los repositorios locales distribuidos la tenemos en el último Boletín del CGN de Entrenosotros (Abr-Jun 2024) en el que se informa sobre el encargo por el CGN al CTN de un plan estratégico de negocios para los años 2024-2028, entre cuyos pilares destaca el Proyecto Aristóteles, que “busca gestionar SIGNO desde el centro de procesos de datos del Consejo General del Notariado, para lo que se retirarán los servidores Platón de las notarías y se transferirá toda su información al nuevo repositorio central”. Afirmando que “este cambio tecnológico no implicará variación alguna en la forma de acceder y usar SIGNO, y, por el contrario, supondrá beneficios económicos, operativos y de eficiencia.”
[38] “…Cuando la firma y los certificados no puedan garantizar la autenticidad y la evidencia de los documentos electrónicos a lo largo del tiempo, éstas les sobrevendrán a través de su conservación y custodia en los repositorios y archivos electrónicos, así como de los metadatos de gestión de documentos y otros metadatos vinculados, de acuerdo con las características que se definirán en la Política de gestión de documentos.”
[39] Como se recoge en el boletín nº3 de Entrenosotros “tras la aprobación por el Parlamento Europeo, el pasado mes de febrero, de la nueva versión del Reglamento de Identidad Europea (eIDAS 2), que introduce el concepto de carteras de identidad digital europeas (EUid), el Centro Tecnológico del Notariado desarrollará una cartera notarial, ya que se prevé que el reglamento reconozca a los notarios como fuente auténtica, debido a su condición de fedatarios públicos. La cartera notarial incluirá todos los atributos verificables o credenciales cuyo origen sea el Consejo General del Notariado.” Buena prueba del repositorio institucional.
[40] Una excelente muestra la tenemos en la obra de nuestro compañero Plácido Barrios Fernández, De escribanos a notarios, editorial Basconfer, con una perspectiva no sólo técnica sino -incluso preponderantemente- de historia social a través de los actos de las personas, reflejando la vida real de cada momento.
[41] Plácido Barrios Fernández, ibidem, pag 100-102.
[42] Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos
[43] Se puede consultar cómo se organizan los Archivos Notariales antes y después de la Ley del Notariado la obra citada de Plácido Barrios Fernández, pag 104.
[44] Hasta ahora había un Archivo General de Protocolos en la cabeza década distrito notarial (art. 289 del RN), y se formaba con los protocolos generales de más de 25 años.
[45] Autor citado, Guía… pag 495
[46] Expresa este autor en la obra citada (pag 430 y siguientes) que si se pretende conservar la información actual en los siglos venideros, ésta tendrá que migrarse cada cierto tiempo en nuevos soportes, que irán cambiando según las tecnologías de los siglos venideros. Actualmente el soporte electrónico más duradero la cinta magnética, que en condiciones estables de conservación puede alargar su conservación unos 50 años.
[47] Comisión Europea 2017. eur-lex.europa.eu/legal-content/ES/TXT/HTML/?uri=CELEX:52017DC0134&from=LT
[48] Gerardo Bustos … ibidem, pag 403 y siguientes.
[49] Carlos Higuera Serrano – NotaríAbierta (notariabierta.es) En enero de 2016.
[50] Decía Carnelutti que el documento docet (enseña, hace conocer), muestra su contenido representativo. La narración notarial, el dictum, que representa al actum, se pone en el documento, en un soporte que ahora puede ser electrónico, lo que le habilita para ser tratada y transportada su información a la velocidad de la luz.
[51] Helga Nowontny, La fe en la inteligencia artificial (Los algoritmos predictivos y el futuro de la humanidad)
[52] Helga Nowontny, La fe en la inteligencia artificial (Los algoritmos predictivos y el futuro de la humanidad)
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