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El protocolo notarial siempre ha constituido una realidad viva y por ello dinámica, que ahora ve potenciada exponencialmente su virtualidad con el nuevo formato electrónico al implementar las aportaciones y funcionalidades de la digitalización (inmediatez, versatilidad, eficacia, celeridad, eficiencia…)  

El art. 36 de la Ley del Notariado  impone al  notario el deber de conservar el protocolo notarial, cualquiera que sea su naturaleza, bien en soporte papel o electrónico, con arreglo a las leyes, como archivero de este y bajo su responsabilidad.

El protocolo en papel se conserva en la forma en que viene haciéndose tradicionalmente. El protocolo electrónico  -dice el a17,2 Ley del Notariado-, se nutre mediante el proceso de reflejo/incorporación que comienza habitualmente con la autorización de la matriz en papel y ha de desarrollarse mediante la elaboración/conclusión del fichero electrónico gemelo de la matriz en papel. Frecuentemente este hecho coincidirá con la autorización de la matriz en papel, pues ésta generalmente se obtiene mediante la previa impresión en papel del contenido de un fichero electrónico ya creado previamente.

El Protocolo notarial, aunque sigue siendo uno, tiene ahora dos versiones gemelas, la clásica del protocolo en papel y la nueva del protocolo electrónico notarial, que producen los mismos efectos jurídicos y reúnen la totalidad de los instrumentos públicos a ellos incorporados. Se aúnan las ventajas de la gestión electrónica digital de la información y la seguridad probada históricamente de la conservación de las escrituras públicas.

La ley 11/2023,  de trasposición de Directivas de la Unión Europea en materia de digitalización de actuaciones notariales, acomete una profunda reforma en el ámbito notarial, que no se reduce a aspectos documentales,  superando el marco de la pura trasposición de directivas comunitarias para avanzar en la transformación digital del servicio notarial.

El texto explora la comparación entre la escritura pública y el plano secuencia, ambos narran actos de las personas con estructura y protagonistas. Se destaca la función del notario como narrador otorgando fuerza de ley y se resalta la preparación y unidad de acción en cada escritura pública como en los planos secuencia. Ante el avance de la tecnología, la narración notarial perdurará en el futuro mientras persistan las relaciones entre seres y personalidades de toda condición (incluso, electrónicas, algorítmicas… aunque ya no serán necesariamente de carne y hueco)

Para dejar fijada nuestra posición desde el comienzo, adelanto mi opinión netamente favorable a la posibilidad de actuaciones notariales iniciadas por una solicitud electrónica o telemática, que incluso pueden desarrollarse, desenvolverse y, en ocasiones, culminarse por medios electrónicos y telemáticos (en su totalidad o en su mayor parte), todo ello con respaldo normativo en la legislación notarial. En particular, consideramos posible realizar algunas actuaciones notariales que se desenvuelvan mediante mecanismos a distancia, en tiempo real, como videoconferencias, vídeollamadas y técnicas análogas.

Analizados en las entregas anteriores el papel y algunas posibles aplicaciones de los testimonios notariales electrónicos en este periodo de transición digital -y en tanto no se acometan las debidas reformas-, vamos a cerrar nuestro trabajo con el testimonio electrónico mixto o sintético que venimos proponiendo para los documentos públicos u oficiales, aplicado ahora a los documentos electrónicos de los particulares.
El escenario de los documentos de los particulares es muy diferente al de los documentos públicos (éstos con menores exigencias reglamentarias en los supuestos de legitimación notarial de firmas electrónicas), pues para la legitimación de firma de los documentos electrónicos de los particulares se exige realizar el acto de la firma en presencia de notario.

Dice el art. 251 del Reglamento Notarial:
“Mediante los testimonios por exhibición los notarios efectúan la reproducción auténtica de los documentos originales que les son exhibidos a tal fin o dan fe de la coincidencia de los soportes gráficos que les son entregados con la realidad que observen.
El testimonio por exhibición no implica el juicio del notario sobre la autenticidad o autoría del documento testimoniado. Si el original testimoniado fuese a su vez copia de otro documento, el testimonio tampoco implicará la concordancia entre ambos, salvo que el notario la haga constar expresamente.
También podrán ser utilizados estos testimonios para dar fe de la presencia de una persona ante el notario.”

La legitimación notarial de firma electrónica
La regulación reglamentaria de la legitimación notarial de firma electrónica se condensa en el art. 261 RN :
“1. El notario podrá legitimar las firmas electrónicas reconocidas puestas en los documentos en formato electrónico comprendidos en el ámbito del artículo 258. Esta legitimación notarial tendrá el mismo valor que la que efectúe el Notario respecto de documentos en soporte papel. La legitimación notarial de firma electrónica queda sujeta a las siguientes reglas:
1.ª El notario identificará al signatario y comprobará la vigencia del certificado reconocido en que se base la firma electrónica generada por un dispositivo seguro de creación de firma.